Una hoja de cálculo es un programa, mejor dicho una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulasfunciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Una celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).
Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.
En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.
Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de datos.
Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente
La multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.
La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
Símbolos de agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en matemática para separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural” de operación. Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y productos.
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente.
Hojas de cálculo en el mercado
- Calc,OpenOffice.org
- Calc, integrada en LibreOffice
- Gnumeric, integrada en Gnome Office
- Hoja de cálculo, integrada en Google Apps.
- KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
- Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
- Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
- Numbers, integrada en iWork de Apple
- StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
- PlayMaker, integrada en SoftMaker Office.
- Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
La hoja de cálculo Calc
Una hoja
de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil
calculadora. Su
capacidad para ejecución de complejas funciones numéricas
hace que sea
especialmente utilizada en matemáticas, estadística o
economía. La hoja de
cálculo sin embargo no sólo trabaja con números sino que
también cuenta con
funciones para el tratamiento de información.
Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso
de la hoja de cálculo.
Veremos en cambio únicamente un ejemplo con el propósito de
que el lector sea
capaz de generalizar las técnicas empleadas y hacer uso de
la ayuda del
programa para ampliar sus conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a
Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Hojas de
Cálculo o bien
desde cualquiera de las aplicaciones del paquete seleccione
Archivo -> Nuevo
-> Hoja de cálculo.
Nos aparece entonces la ventana principal de la
aplicación, con el estilo
habitual de distribución de herramientas de OpenOffice.org.
Lo más llamativo es
que el espacio de trabajo no es una página en blanco, como
estábamos
acostumbrados, sino una inmensa tabla dividida en filas y
columnas. Cada una de
las casillas que se forman en la intersección de columnas
con filas se conoce
con el nombre de celda. Cada celda
tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la
columna con el
número de la fila. Así a la primera celda empezando por la
izquierda nos
referiremos con el nombre "celda A1".
Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos sirva
para
acercarnos a las posibilidades de esta aplicación.
CONCEPTO CANTIDAD PRECIO IMPORTE
ARTICULO 1 4 20,5
ARTICULO 2 12 15
ARTICULO 3 10 18
PORTES 1 7
Hay que calcular el importe (producto), el cociente, suma , resta, 10% (0,10) y el sumatorio de todas las columnas
